Depuis 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent déjà facturer obligatoirement en format électronique. Bientôt, toutes les entreprises devront également dématérialiser leur facturation. Avant cette généralisation et pour leur laisser le temps de s’adapter, l’obligation s’étendra progressivement :

Cette généralisation de la facturation électronique aux entreprises sera associée à la transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale, notamment en ce qui concerne la TVA.

Avec cette dématérialisation des factures, le Gouvernement souhaite simplifier la vie des entreprises. En effet, les bénéfices attendus de cette obligation sont multiples. Découleront :

Afin de maximiser ces bénéfices, les entreprises peuvent se doter d’un véritable arsenal dédié à la gestion des factures. En effet, des solutions peuvent prendre en charge l’ensemble du cycle de traitement de la facture, de la réception des factures dématérialisées à leur archivage pour plusieurs années, en passant par la vérification de son contenu pour le valider, l’enregistrement et les imputations comptables ou encore le déclenchement de son règlement.

Si la conformité avec la législation est un point incontournable dans le choix de l’outil, de même que sa compatibilité avec les logiciels déjà en place et sa facilité d’utilisation, il reste un autre critère qui mérite d’être largement considéré : son degré d’automatisation.

Une solution dédiée à la gestion de la facturation électronique facilite son traitement à chaque étape. En ce qui concerne les factures entrantes, elle permet de contrôler les données et de vérifier sans intervention humaine que la facture respecte les mentions obligatoires. Elle contrôle l’identité de l’émetteur et assure au récepteur que le fournisseur existe bel et bien, qu’il n’est pas non plus en dépôt de bilan ou que sa facture n’a pas déjà été traitée. Elle réduit ainsi considérablement d’éventuelles tâches doublon.

Une solution dédiée permet également de réconcilier les éléments de la facture (quantités, prix…) avec les données de la commande et de la réception marchandise, c’est-à-dire de les confronter systématiquement pour voir s’ils correspondent. Si aucun problème n’apparaît, la mise en paiement est déclenchée, là encore sans intervention humaine et à la date programmée.

Idem pour les factures sortantes : lorsque le montant facturé est prévisible, sur plusieurs termes et accepté par le client, rien n’empêche une facturation automatique. Les solutions automatisées proposent alors un modèle de facture qui est répliqué sur une durée prédéfinie. Les factures sont dans ce cas envoyées au bon moment, à la bonne personne, sans qu’un collaborateur n’ait à intervenir.

Avec ce type de dispositif, le temps de traitement d’une facture peut être divisé par 5, selon une étude Eway de 2018 ! Un gain de temps pour vos collaborateurs qui pourra être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Un tel dispositif évite également les retards de paiement, un fléau récurrent pour les relations commerciales. Il assure également une plus grande fiabilité des traitements puisqu’il réduit à zéro le risque d’erreurs liées aux ressaisies.

Les atouts de la solution automatisée de facturation se ressentent également dans les relations avec les tiers, par exemple dans la communication bancaire. Un outil automatique permet de standardiser tous les processus liés aux paiements et à la relation bancaire, et cela de manière sécurisée. Il simplifie les échanges bancaires en automatisant la planification, en gérant seul les cycles de vie des mandats SEPA pour les prélèvements, mais aussi en prenant en charge tous les formats de signature électronique et des différents supports physiques…

Enfin, de telles solutions de gestion s’appuient sur des technologies de business intelligence (BI). Celle-ci a la capacité de convertir les données en informations directement utilisables par les dirigeants et leur apporte une vue d’ensemble de leurs dépenses et de leurs achats. À la clé ? De meilleures prises de décisions stratégiques.